一、  说明

1、公司邮箱默认容量为1G，当邮箱使用超过容量限制时，将会无法接收和发送邮件，所以需要定期存档邮件。

2、在存档邮件前，设置Exchange缓存全部邮件，目的是为了在Outlook中显示所有邮件，避免未显示的历史邮件在存档之后仍然占用邮箱容量空间

二、  存档步骤操作方法

1、    打开Outlook，在左上角点击“文件”

2、    如下图所示，打开账户设置

3、    在电子邮件中，双击需要存档的账户

4、    勾选“使用缓存Exchange模式”，并将“下载过去的电子邮件”调整到全部。

5、    点击已完成，结束账户缓存设置，然后重新打开Outlook。

6、    重新打开Outlook后，再次进入账户设置。

7、    点击数据文件，然后点击添加.

8、    设置邮件存档保存的位置和文件名，建议使用年份或日期命名，然后点击确定。

9、    在数据文件设置中，点击右下角“关闭”。

10、  在Outlook左侧导航栏中，找到新创建的邮件存档。如下图，右键点击，然后新建文件夹。可根据个人需要，添加“收件箱”和“已发送”文件夹。

11、  点击需要存档的个人邮箱-收件箱。通过Ctrl+a全选，或者按住Shift键连选需要存档的邮件。然后右键点击选中的邮件，然后点击“移动”，选择需要存档的文件夹。完成Windows系统中Office Outlook邮件存档。